Toda compañía de seguros dispone de mucha documentación con datos personales:

pólizas de cualquier tipo, las fichas de clientes, la toma de datos de clientes o potenciales clientes, información de siniestros, informes de peritos, correos electrónicos sobre asuntos de clientes o pólizas, datos e información relativos a agentes…

y su tratamiento incorrecto (deficiente custodia, pérdida, acceso no autorizado) puede implicar graves sanciones económicas a la vez que pérdida de imagen. RIESGO OPERACIONAL

Cuando la compañía recaba los datos, sea cuál sea el medio en el que lo haga, es obligatorio que se facilite información al titular de esos datos y éste preste su consentimiento para que la compañía pueda tratar sus datos personales. Por ello, el formulario que se use para la recogida de datos (proposición, póliza, …) contiene la correspondiente cláusula informativa.

Si alguien accede a datos personales de los que somos responsables, se considerará acceso no autorizado y no consentido por el titular de los datos lo que puede llevar parejo fuertes sanciones económicas. Por ejemplo: si alguien coge una póliza que no es suya y que ha encontrado en una mesa, en su correo o en la papelera, podría ir a la Agencia Española de Protección de Datos y denunciar a la compañía alegando que los documentos se encontraban sin las adecuadas medidas de seguridad. Esto podría llevar asociado una sanción que podría llegar incluso a los 600.000 euros.

Con el fin de evitar esto

1- se “deberán” guardar los datos cuando finalice la jornada, en lugares controlados y a ser posible, bajo llave. (En la mayoría de las ocasiones la rutina hace que no se tome en serio esta medida).

2- La destrucción de los documentos con datos personales puede efectuarse directamient en la propia oficina mediante destructoras de papel o bien puede realizarse a través de uan empresa externa homologada por la DISMA.

3- Por tanto, no se debe tirar a las papeleras Documentos con datos personales, así como arrojar a las papeleras ni a la basura pólizas, papeles con cualquier dato de clinetes, ni agendas, ni copias de correos, ni informes de cualquier tipo… Asimismo, la compañías debe tratar de no sacar la basura en contenedores a la calle o a lugares comunes (patios, parking, etc.) pues es sancionable.

- El traspaso de información a otras empresas del grupo esta permitido,

siempe y cuando se tenga el consentimiento del titular de los datos para hacerlo. Para ello, con el fin de estimular la VENTA CRUZADA  de productos, se introduce en el contrato o en la solicitud de sus datos o en la propuesta, una cláusula que contemple esta posibilidad.

- Felicitar las fiestas, el cumpleaños, etc de los clientes y contactos profesionales,

sin que este haya dado su expresa confirmación, puede acarrear una elevada sanción.

- De igual modo comunicar datos de clientes a familiares o incluso amigos,

sin que este haya dado su expresa confirmación, puede acarrear una elevada sanción.